Organizzazione di congressi medico-scientifici

Roma è spesso identificata come la città amministrativa e politica, rispetto a Milano identificata con il mondo della finanza o Torino la città industriale o Genova il raccordo dei commerci portuali e così via. La capitale, però, è un grande polo congressuale e sono numerose le location dove allestire eventi e dove le agenzie di organizzazione eventi a Roma sono di casa. Ciò che pochi conoscono è che nel mondo congressuale, i congressi medico-scientifici rappresentano il segmento più stabile e grande del settore con oltre 30.000 eventi annuali tra congressi e convegni medici che muovono oltre un milione e mezzo di congressisti. I committenti di questo mercato sono principalmente medici e società scientifiche o farmacologiche.

Come realizzare un congresso medico-scientifico

La sanità in Italia è un argomento sensibile, un fatto quotidiano che riempie le pagine di cronaca nel bene e nel male dai casi di malasanità alle scoperte più recenti su cure e nuove tecniche chirurgiche. Proprio per dare spazio alla conoscenza e alle novità nel settore, il giro di affari del mondo congressuale medico-scientifico muove migliaia di persone ogni anno nel campo dell’informazione, tenendo presente che i rami della medicina sono numerosi e gli avanzamenti tecnologici e le scoperte scientifiche in ognuno di questi campi sono sempre più frequenti.

Per realizzare congressi medico-scientifici esistono delle agenzie di organizzazione eventi specializzate, non perché l’organizzazione di un congresso medicale sia diverso nell’impronta, ma per la varietà dei contatti e la specificità degli argomenti trattati che richiede un portafoglio di conoscenze ampio, delle strutture adeguate e una valenza, spesso, di carattere internazionale per cui si richiede un numero consistente di risorse da dedicare all’organizzazione degli eventi di specie, basti pensare che solo i decision maker del mercato dei congressi medico-scientifici associativi ed aziendali sono nell’ordine delle migliaia:

• Membri dei consigli direttivi di tutte le Società medico scientifiche italiane (2.500);
• Ordini e collegi medici e paramedici (800);
• Uffici Ecm di strutture sanitarie (500);
• Provider Ecm nazionali e regionali (2.000);
• Pco non Provider (2.700);
• Uffici congressi delle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici (1.000);
• Professori ordinari delle principali facoltà di medicina italiane (1.500).

Si aggiungono a seconda dei casi le autorità nazionali e locali (dal Ministero della Salute ai dirigenti ASL).

Pertanto, quando si organizza un evento che coinvolge la sfera della medicina, salute e scienza occorre:

  • Pianificare i tempi con cura;

  • Definire il budget;

  • Definire le quote di partecipazione i compensi e le spettanze;

  • Predisporre gli inviti;

  • Prevedere l’iscrizione, le pre-iscrizioni  e le registrazioni (online e in loco);

  • Rispettare i vincoli normativi e deontologici;

  • Progettare il format dell’evento;

  • Scegliere i relatori;

  • Organizzare il pre e il post-congress;

  • Modalità di comunicazione dell’evento;

  • Promozione dell’evento;

  • Valutazione dei risultati che si vogliono conseguire;

  • Gestione degli utili del congresso.

In base al progetto occorre, poi, saper scegliere la location, i servizi esterni e di trasporto da offrire, la logistica, l’hotel, il personale d’accoglienza, i pranzi, le cene e anche eventuali tour turistici per gli ospiti nei momenti di svago, soprattutto per i congressi che si svolgono per diversi giorni.

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